= Menu

Artykuły

Pomysłowy Dobromir na zebraniu w firmie

Autor: Dr Aneta Chybicka
Źródło: Meritum nr 8, listopad-grudzień 2001, str.20-21


Częstą sytuacją, która powtarza się w działach firm oraz wśród zarządów różnych organizacji jest konieczność zespołowego rozwiązywania problemów. Zwykle niestety takie posiedzenia kojarzą nam się z burzliwą dyskusją, chaosem, hałasem i brakiem konstruktywnych rozwiązań. A przecież takie grupowe rozwiązywanie problemów ma skutkować wspólną decyzją lub rozwiązaniem, które pod wieloma względami powinno przewyższać to, co byliby w stanie stworzyć ci sami ludzie pracując samodzielnie. Jak więc wykorzystać efekt synergii grupowej unikając wyliczonych wcześniej zagrożeń związanych z grupowym rozwiązywaniem problemów? Technika, która w takich sytuacjach może być przydatna nosi nazwę 635.

Na początek, przystępując do kreatywnego rozwiązywania problemu warto jest zacząć spotkanie od rozgrzewki przygotowującej do dalszego myślenia. Jeżeli zamierzamy wykorzystać metodę 635, której podstawowym elementem jest rozwijanie pomysłów innych osób, ważne jest by rozgrzewka poprzedzająca rzeczywistą twórczą pracę rozwijała i ćwiczyła właśnie tą umiejętność. Proponuję więc wprawkę zwaną scenariuszem grupowym.

Celem ćwiczenia jest uaktywnienie takich zasobów, które zwyczajowo nie są wykorzystywane w procesie myślenia (w tym wypadku są to skojarzenia wywoływane muzyką). Ponadto ćwiczenie usprawnia zdolność rozwijania pomysłów innych osób, która jest zasadniczym elementem techniki twórczego myślenia 635. Rozgrzewka wykonywana jest w trzy lub cztero-osobowych zespołach. Tak więc jeżeli Wasza grupa liczy dla przykładu 6 osób, należy podzielić ją na dwie podgrupy. Zadaniem każdego zespołu jest stworzenie scenariusza do wybranego utworu muzycznego, którego obie grupy słuchają w trakcie pisania opowiadania. Każda z osób pisze na przemian tylko jedno zdanie, tak by powstała spójna całość tworząca sensowne opowiadanie. Każdorazowo należy więc rozwinąć to, co napisała poprzednia osoba. Źródłem inspiracji tematycznej jest muzyka. Pisanie opowiadania kończy się z chwilą zakończenia muzyki (po około 10 minutach). Pierwsze zdanie scenariusza jest z góry określone i dla obu grup brzmi tak samo (np. Pełen energii i wewnętrznej siły stał na skraju przepaści...). Proszę przeczytać (przyznaję, że zaskakujące) opowiadanie stworzone przez jedną z grup przygotowujących się do rozwiązywania realnego problemu techniką 635.

Pełen energii i wewnętrznej siły stał na skraju przepaści. I skoczył. Spadochron rozpostarł się jak skrzydła ptaka i poszybował w błękit. Przelatywał przez chmury rozbijając je na obłoki, a wokół widział pełen barw i życia świat odbijający się w niebie. Nagle zaatakował go ciężko uzbrojony myśliwiec. Skoczek zaczął więc lecieć zakosami, a smugi dymu z karabinu maszynowego rozcinały powietrze tuż obok niego. Nagle spadochroniarz zrobił zwrot i znalazł się na wprost dziobu pilota. Ich oczy spotkały się w niemej walce na śmierć i życie. Krew napłynęła im do głów, ciśnienie skoczyło, serca zamarły. Nie wiadomo, jak by się to skończyło gdyby nie pojawił się... motyl. Barwne skrzydła motyla odbiły się w masce pilota myśliwca. Ostatnie barwy, jaki zobaczył skoczek, ostatnie barwy życia. Zaczął się histerycznie śmiać, absurd sytuacji wydał mu się nie do zniesienia. Zanosząc się śmiechem wyjął nóż i odciął się od spadochronu. Spadając pomachał pilotowi, który energicznym ruchem ręki zgarnął motyla z kokpitu. „To na pamiątkę wielkiego zwycięstwa” – burknął. Skoczek pikował w dół, ziemia zbliżała się coraz szybciej. Aż nagle uderzenie – woda rozstąpiła się przed nim i zaczął opadać w głębiny. Poczuł się wolny, a jego dusza wynurzyła się z kolorowej cichej głębiny. Poszybowała w niebo, dotarła do myśliwca, wniknęła do kabiny, przysiadła na ramieniu pilota i wyszeptała: „Nazywam się Bond. James Bond”.

Jak widać, powyższe ćwiczenie zmusza do dostosowywania własnych wyobrażeń do sposobu myślenia innych osób. Wywołuje również wiele radości i śmiechu, przez co zwiększa poziom energii dalszej pracy. Ma także duże walory jeśli chodzi o rozwijanie empatii, która jest bardzo ważnym elementem w zespołowym myśleniu, a zwłaszcza rozwijaniu cudzych pomysłów.

Tak rozgrzana grupa jest już gotowa do dalszej pracy. Można więc przystąpić do realizowania techniki 635. Metoda ta daje co prawda ograniczoną ilość pomysłów (dokładnie tyle, co uczestników spotkania), ale za to jest łatwa w zastosowaniu i efektywna jeśli chodzi o poziom dopracowania rozwiązań. Podstawową umiejętnością wykorzystywaną w tej technice jest rozwijanie idei oraz przyjmowanie perspektywy myślenia innej osoby.

Każdy uczestnik sesji (idealna ilość uczestników to 6 osób, stąd pierwszy człon nazwy techniki) dostaje kartkę papieru z problemem do rozwiązania. Przez 3 minuty (stąd drugi człon w nazwie techniki) każdy pisemnie rozwiązuje problem. Uczestnicy są poinstruowani, aby szukali oryginalnych i użytecznych rozwiązań, nie zaś takich, które już znają. Ponadto nie wolno w żaden sposób krytykować pomysłów innych osób. Następnie kartka jest przekazywana osobie siedzącej po prawej stronie (ten zabieg wykonują wszyscy jednocześnie). Kolejna osoba czyta rozwiązanie stworzone przez poprzednika i pisemnie, na tej samej kartce rozwija je i ulepsza. W kolejnym kroku rozwiązanie poprzedniej osoby zostaje zaklejone, tak by na kartce była widoczne tylko ostatnia propozycja i kartka zostaje przekazana następnej osobie. Taki zabieg jest powtarzany aż do momentu, kiedy kartka wróci do właściciela, który czyta wszystkie rozwiązania i ostatecznie (ewentualnie rozwijając i ulepszając propozycje kolegów) formułuje całościowy pomysł rozwiązania problemu, który jest prezentowany na forum grupy.

Dla unaocznienia sposobu działania techniki 635 i przybliżenia jej mechanizmu od strony praktycznej podaję przykładowy pomysł, jaki stworzyła grupa pracująca nad rozwiązaniem problemu: Jak promować usługi firmy szkoleniowo – doradczej.

JAK PROMOWAĆ USŁUGI FIRMY SZKOLENIOWO –DORADCZEJ, KTÓRA ISTNIEJE NA RYNKU OD NIEDAWNA, MA NATOMIAST WYSOKO WYKWALIFIKOWANĄ I DOŚWIADCZONĄ KADRĘ?

  • Pomysł „właściciela” kartki:

Zebrać bazę danych firm i przedsiębiorstw, które mogłyby być klientem firmy szkoleniowo – doradczej (koniecznie imienną) oraz osób zajmujących się w tych firmach problematyką konsultingową (dyrektorzy działów personalnych, specjaliści ds. szkoleń itp.).

  • Pomysł drugiej osoby

Zbadać, jakie problemy mają te firmy.

  • Pomysł trzeciej osoby

Skonstruować profesjonalny test lub ankietę (którą później firma szkoleniowo – doradcza mogłaby wykorzystywać do innych celów) do mierzenia problemów związanych z funkcjonowaniem personelu wewnątrz firmy (szeregowego oraz zwierzchników). Następnie złożyć propozycję dyrektorom ds. personalnych, że firma szkoleniowo – doradcza udostępni takie narzędzie z możliwością jego wykorzystania pod warunkiem, że firmy dostarczą za to wypełnione ankiety. W zamian za to firma szkoleniowo – doradcza dokona analizy danych pochodzących z konkretnego przedsiębiorstwa i odeśle raport dyrektorowi personalnemu diagnozujący problemy związane z ludźmi i proponujący sposoby radzenia sobie z nimi. Oczywiście dane z konkretnych firm nie będą nikomu innemu udostępniane.

  • Pomysł czwartej osoby

Dane z kilku lub kilkudziesięciu firm, które zgodzą się na opisaną powyżej wymianę posłużą do wykonania ogólnej analizy, która mogłaby być opublikowana (oczywiście bez ujawniania danych indentyfikacyjnych) w jakimś liczącym się piśmie branżowym wraz z propozycjami, jak takie problemy rozwiązywać i przykładami udanych wdrożeń dokonanych przez pracowników firmy szkoleniowo – doradczej. Mógłby to być cykl artykułów, w których wypowiadaliby się również klienci, u których takie udane wdrożenia zostały przeprowadzone.

  • Pomysł piątej osoby

Firmy o zdiagnozowanych podobnych problemach (np. duża fluktuacja kadr) grupujemy i proponujemy osobom decyzyjnym (które już znamy) kilkugodzinne szkolenie, które mówiłoby, jak radzić sobie z konkretnymi problemami, które występują w danej firmie. Na szkoleniu mógłby być obecny przedstawiciel firmy (lub dostępne powinny być przynajmniej referencje od niego), gdzie podobny problem z sukcesem pracownicy firmy szkoleniowo – doradczej rozwiązali. Po zaprezentowaniu narzędzi służących do rozwiązywania konkretnych problemów potencjalnych klientów firma szkoleniowo–doradcza mogłaby zaproponować swoje usługi w tym zakresie. Jeżeli ktoś nie chciałby skorzystać z tej propozycji, to efekt promocyjny i tak został osiągnięty, a potencjalny klient otrzymał wiedzę, która pomoże mu w pracy.

O ile mi wiadomo, stworzone przez grupę rozwiązanie jest już wdrażane. Mam nadzieję, że okaże się sukcesem podobnie jak poprzedni twórczo stworzony pomysł, który zwiększył sprzedaż o 60%.

Zespołowe rozwiązywanie problemów wewnątrz firm i przedsiębiorstw przez dobrze znające się osoby, które pozostają względem siebie w relacjach hierarchicznych nie jest rzeczą łatwą. Często prowadzenie takiego spotkania wymaga pomocy osoby zewnętrznej o dużym doświadczeniu i umiejętnościach moderacyjnych. Jednak nie zawsze możemy sobie na to pozwolić. Technika 635 jest narzędziem, które ułatwia przeprowadzenie grupowej sesji rozwiązywania problemów w sposób konstruktywny i uporządkowany. Gwarantuje także uzyskanie dobrze opracowanych i rozwiniętych pomysłów. Jak pisze profesor Edward Nęcka, który od lat zajmuje się problematyką twórczości „wytwarzanie dobrze przebiega w atmosferze nieskrępowanej zabawy intelektualnej”, a takiej na pewno dostarcza metoda 635.

Go back